Workflow, automatisation et ScriptRunner : Quelle est la différence ?

Table des matières

• Flux de travail Jira
  • Qu’est-ce qu’un flux de travail Jira et pourquoi l’utiliser ?
• Automatisation dans Jira
• ScriptRunner
  • Comment installer ScriptRunner ?
• Quand utiliser quel outil ?
• Projets gérés par l’entreprise et projets gérés par l’équipe dans JIRA
  • Jira Company Managed Project
  • Projet géré par une équipe Jira
  • Principales différences entre les projets gérés par une entreprise et ceux gérés par une équipe
• Projets gérés par l’entreprise ou par l’équipe dans JIRA : ce qu’il faut savoir
  • Projets gérés par l’entreprise
  • Projets gérés par l’équipe
• Conclusion
• Besoin d’aide avec ScriptRunner ou Jira ? Nous sommes là pour vous !

Si vous travaillez avec JIRA, vous avez probablement rencontré des termes comme JIRA Workflow, JIRA Automation ou ScriptRunner. Ces termes peuvent sembler un peu techniques, mais en réalité, il s’agit simplement de différentes façons de rendre votre travail dans JIRA plus facile et plus efficace.

Jira, en soi, est un excellent outil pour gérer les tâches, les projets ou le développement de logiciels. Mais si nous voulons simplifier et rationaliser notre travail, c’est là que les différents modules complémentaires et extensions entrent en jeu, transformant Jira en un assistant encore plus puissant et plus intelligent.

Dans cet article, nous allons voir quels outils peuvent faciliter votre travail dans Jira, qu’il s’agisse d’automatisation, de personnalisation des flux de travail ou simplement d’un meilleur contrôle avec moins d’efforts.

Grâce à ces outils, vous pouvez simplifier les tâches de routine, accélérer la collaboration et, surtout, réduire le risque d’erreurs ou d’étapes manquées. Par exemple, si vous souhaitez qu’une tâche comprenne une traduction en allemand, que vous définissez à l’aide d’un champ personnalisé, vous pouvez faire en sorte que la tâche ne puisse pas passer à l’état “Terminé” tant que ce champ n’a pas été défini comme “Oui”.

Alors que JIRA Workflow et Automation sont des fonctionnalités intégrées à JIRA, ScriptRunner est un module externe qui doit être installé séparément et qui est payant, bien qu’une version gratuite avec des fonctionnalités limitées soit également disponible.

ScriptRunner pour JIRA est un outil très puissant qui vous permet de faire des choses que l’automatisation classique ou les flux de travail standard ne peuvent pas gérer.

La contrepartie de cette flexibilité est que vous aurez besoin d’au moins quelques connaissances de base en matière de scripts Groovy.

Outil	Fonction	Intégré à JIRA ?	Complexité
Flux de travail	Gère le déroulement des tâches (étape par étape)	✅ Oui	Faible
Automatisation	Déclenche automatiquement des actions simples	✅ Oui	Faible/Moyen
ScriptRunner	Gestion de scripts avancés et d’une logique complexe	❌ Non (nécessite installation)	Haut (pour les administrateurs)

Flux de travail Jira

Qu’est-ce qu’un flux de travail Jira et pourquoi l’utiliser ?

Un flux de travail Jira est un processus qui définit comment les tâches (problèmes) passent par différents statuts - de la création à l’achèvement. Chaque tâche a un chemin clairement défini, par exemple : À faire → En cours → En révision → Terminée.

Les flux de travail nous aident à mieux gérer le développement, les approbations et la résolution des problèmes. Ils apportent clarté et cohérence et permettent d’automatiser certaines étapes. Ainsi, tous les membres de l’équipe savent exactement à quelle étape se trouve une tâche et ce qu’il faut faire ensuite.

En termes simples, un flux de travail est le chemin que suit une tâche depuis sa création jusqu’à son achèvement. En voici un exemple :

Un flux de travail vous aide à gérer qui travaille sur quoi et ce qui doit se passer à chaque étape. Vous pouvez le personnaliser en fonction des besoins de votre équipe.

Automatisation dans Jira

JIRA Automation vous permet de créer des règles qui disent “Quand quelque chose se produit, déclenche automatiquement une autre action”. Chaque règle d’Automatisation comporte trois parties :

• Déclencheur - Il s’agit de savoir ce qui déclenche la règle - par exemple, le passage d’une tâche à un autre statut.
• Condition - Il s’agit de savoir si la condition a été remplie.
• Action - Demander ce qui doit se passer
  

Prenons un exemple dans lequel un courriel est envoyé en guise de notification si la condition n’est pas remplie, en particulier si le champ “Traduction vers” n’a pas sélectionné “Allemand” comme traduction.

• Déclencheur : → Issue transitioned → To : “Prêt pour approbation”
• Condition : → Champ “Translated to” (traduit en) → N’est pas égal à → Oui
• Action : → Envoyer un courriel

ScriptRunner

ScriptRunner est un outil que vous pouvez ajouter à JIRA pour faciliter l’automatisation et la personnalisation des processus que JIRA ne fait pas par défaut. Il s’agit d’une fonction supplémentaire que vous pouvez ajouter à JIRA pour faciliter la gestion des tâches.

ScriptRunner est une excellente option. L’inconvénient est qu’il nécessite au moins des connaissances de base en programmation (généralement dans le langage Groovy) pour tirer pleinement parti de ses capacités. Il convient donc davantage aux utilisateurs avancés et aux administrateurs qui souhaitent adapter JIRA à leurs besoins spécifiques.

Comment installer ScriptRunner ?

ScriptRunner n’est pas inclus dans l’installation de base de JIRA, vous devrez donc l’installer en tant que plugin externe. Le processus d’installation est simple :

1. Allez dans les paramètres de JIRA.
2. Sélectionnez l’option Apps.

3. Cliquez sur la section Trouver de nouvelles applications.
4. Recherche de ScriptRunner.
5. Cliquez sur Installer.

Quand utiliser quel outil ?

• Si vous avez besoin d’organiser le travail d’équipe et les processus, le flux de travail est l’outil idéal. Il permet de s’assurer que chaque étape d’un projet ou d’une tâche est exécutée de manière organisée, en suivant les bonnes étapes et les bonnes règles. C’est un excellent moyen de faire avancer les choses en douceur et de s’assurer que rien n’est oublié.

• Si vous avez des tâches répétitives qui doivent être effectuées rapidement et automatiquement, optez pour l’automatisation. Elle permet de gagner du temps et de rendre les choses plus efficaces, en s’occupant des tâches ennuyeuses et répétitives à votre place, afin que vous puissiez vous concentrer sur des tâches plus importantes.

• Si vous avez des besoins spécifiques ou si vous souhaitez plus de flexibilité, ScriptRunner est le meilleur choix. Il vous permet de créer des scripts personnalisés pour des tâches ou des processus uniques, vous donnant un contrôle total sur la façon dont les choses sont automatisées et intégrées. Cet outil est parfait pour les situations où vous avez besoin de quelque chose de plus avancé et adapté à vos besoins exacts.

Projets gérés par l’entreprise et projets gérés par l’équipe dans JIRA

Dans JIRA, les possibilités d’utilisation du workflow, de l’automatisation et du ScriptRunner dépendent du type de projet (géré par l’entreprise ou par l’équipe).

Les projets gérés par l’entreprise sont plus centralisés et structurés. Cela signifie que toutes les équipes de l’entreprise doivent suivre les mêmes étapes lorsqu’elles travaillent sur des tâches, et que les processus sont les mêmes pour tout le monde - en utilisant les mêmes règles, flux de travail et modèles.

Ces projets sont généralement gérés par les administrateurs ou les personnes occupant des postes de haut niveau au sein de l’organisation.

Les projets gérés par l’équipe offrent plus de flexibilité et de personnalisation pour les équipes individuelles. Les équipes peuvent adapter les flux de travail, les champs, les modèles et d’autres paramètres à leurs besoins spécifiques. Ce type de projet est plus facile à utiliser et ne nécessite pas autant de travail administratif qu’un projet géré par l’entreprise.

Jira Company Managed Project

Flux de travail :

• Vous avez un contrôle total sur le flux de travail.
• Vous pouvez utiliser des post-fonctions, des conditions et des validateurs pour personnaliser les flux de travail en fonction de vos besoins.

Automatisation :

• L’automatisation permet de créer des règles complexes pour gérer les transitions entre les états, envoyer des notifications, créer ou attribuer des problèmes, etc.

ScriptRunner :

• Vous pouvez utiliser des scripts pour modifier les flux de travail, automatiser des actions, effectuer des validations et créer des post-fonctions, ou pour exécuter des opérations plus complexes sur les questions.

Projet géré par une équipe Jira

Flux de travail :

• Les projets gérés en équipe ont des flux de travail plus simples.
• Vous ne pouvez pas personnaliser les flux de travail de manière aussi détaillée, mais vous pouvez ajuster les phases et les transitions au sein du projet.

Automatisation :

• Vous pouvez utiliser Jira Automation, qui est inclus dans la plupart des plans et qui est destiné à l’automatisation de base et avancée.

ScriptRunner :

• ScriptRunner n’est pas disponible pour les projets gérés par l’équipe. Cet outil est spécifique aux projets gérés par l’entreprise.

Principales différences entre les projets gérés par une entreprise et ceux gérés par une équipe

• Projet géré par l’entreprise : Vous avez un contrôle total sur les flux de travail et pouvez utiliser pleinement l’automatisation et ScriptRunner.
• Projet géré en équipe : Offre des flux de travail plus simples et la possibilité d’utiliser l’automatisation, mais n’inclut pas ScriptRunner pour les scripts avancés.

Fonctionnalité	Projets gérés par l’équipe	Projets gérés par l’entreprise
Flux de travail	Simple, flexible, l’équipe définit ses propres processus	Normalisé, géré par les administrateurs pour l’ensemble de l’organisation
Automatisation	Installation facile, axée sur des tâches simples	Avancée, centralisée, adaptée à plusieurs équipes et à l’organisation
ScriptRunner	Options limitées, non disponibles en général	Script avancé, permettant une personnalisation complexe

Projets gérés par l’entreprise ou par l’équipe dans JIRA : ce qu’il faut savoir

• Dans JIRA, créer directement un flux de travail avec une telle restriction et l’appliquer à un projet géré par l’équipe (TMP) est limité car les projets TMP ont des flux de travail isolés et n’offrent pas le même niveau de personnalisation que les projets gérés par l’entreprise (CMP).

• C’est pourquoi nous présentons ci-dessous l’approche recommandée pour établir des règles pour chaque projet afin de répondre au mieux à nos besoins. Pour le CMP, nous recommandons d’utiliser une flexibilité totale dans la création des flux de travail, tandis que pour le TMP, il est préférable d’utiliser l’automatisation, qui fournit la fonctionnalité nécessaire sans nécessiter une personnalisation avancée du flux de travail.

Dans les étapes suivantes, nous montrerons comment configurer le flux de travail et l’automatisation pour le champ Traduction effectuée, qui doit être rempli avant qu’une tâche puisse être déplacée vers le statut Terminé.

Projets gérés par l’entreprise

Mise en place de règles dans un flux de travail à l’aide de validateurs :

Ouverture du flux de travail :

1. Allez dans Jira Settings > Issues > Workflows.

2. Localisez le flux de travail que vous souhaitez modifier et cliquez sur Modifier.

Ajout d’un validateur à la transition :

1. Cliquez sur la transition (par exemple, de En cours à Terminé).

2. Allez dans l’onglet Validateurs.
3. Cliquez sur Ajouter un validateur.

Configuration du validateur :

1. Choisissez le type de validation :
   • Validateur de champ obligatoire : Vérifie si le champ “Question principale” est rempli.

2. Si vous avez besoin d’ajouter d’autres validateurs, vous pouvez le faire. Par exemple, ajoutez un validateur pour vérifier si le champ Sous-question est rempli.
3. Le validateur empêchera la transition si les conditions ne sont pas remplies.

Publication du flux de travail :

1. Cliquez sur Publier le brouillon pour enregistrer vos modifications.

Projets gérés par l’équipe

Etapes pour mettre en place des règles d’automatisation dans les projets gérés par l’équipe :

1. Ouvrir l’automatisation
   1. Allez dans les paramètres du projet : Paramètres du projet > Automatisation.
   2. Cliquez sur Créer une règle pour créer une nouvelle règle.

2. Définir la règle
   • Déclencheur : Modification de l’état de la tâche
     1. Cliquez sur Add Trigger (Ajouter un déclencheur).
     2. Sélectionner la question transposée.
     3. Configurer :
        • De l’état : (par exemple, tout état précédent, tel que En cours).
        • Au statut : Terminé.

Condition 1 : Cocher la question “Traduction effectuée”.

1. Cliquez sur Ajouter une condition.

2. Sélectionnez la condition des champs d’émission.
3. Configurer :
   • Champ : Question “Traduction effectuée”.
   • Condition : est un de.
   • Valeur : Non.

Action : Renvoyer la tâche si les conditions ne sont pas remplies

1. Cliquez sur Ajouter une action.

2. Sélectionnez la question de la transition.
3. Configurer :
   • Statut de la question de transition vers la destination : (par exemple, en cours).

4. Ajouter un autre Ajouter une action :
   • Sélectionnez Commentaire sur la question.
   • Rédigez le commentaire : “La tâche ne peut pas être déplacée vers Terminé car la traduction n’est pas terminée.”

3. Sauvegarder la règle
   1. Cliquez sur Activer la règle.
   2. Ajouter un nom de règle
   3. La règle sera désormais active pour toutes les tâches du projet.

Conclusion

Nous aimons beaucoup utiliser les flux de travail pour leur facilité de mise en place, car ils aident notre équipe à définir clairement les étapes et à suivre l’évolution des tâches. En outre, nous utilisons l’automatisation, qui simplifie grandement notre travail. L’automatisation permet de s’assurer que toutes les conditions de la tâche sont remplies avant de la faire passer à l’état Terminé ou à toute autre étape importante qui nécessite que des conditions préalables soient remplies. De cette manière, nous pouvons être sûrs que rien n’est oublié et que tout se déroule sans problème et sans erreur.

La configuration et l’installation de ScriptRunner sont assez faciles, et si vous n’êtes pas sûr de savoir comment faire, il y a un guide simple étape par étape ci-dessus pour vous aider à l’installer directement à travers JIRA.

Cependant, une fois installé, son utilisation nécessite quelques connaissances de base en programmation (généralement en langage Groovy). Cela dit, il vous permet de personnaliser JIRA dans les moindres détails pour répondre à vos besoins spécifiques.

Besoin d’aide avec ScriptRunner ou Jira ? Nous sommes là pour vous !

Si vous souhaitez obtenir de l’aide avec ScriptRunner ou optimiser vos flux de travail Jira, n’hésitez pas à nous contacter. Nous numérisons depuis de nombreuses années des processus de gestion interne, en mettant particulièrement l’accent sur l’industrie médicale. Nos solutions répondent à des exigences essentielles telles que la fiabilité, la gestion des essais et le respect des normes réglementaires telles que ISO 13485, IEC 62304, FDA 21 CFR 820.30 et 21 CFR Part 11 dans le domaine des signatures électroniques.